PEC Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard con in più alcune caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione che rendono i messaggi opponibili a terzi.

Queste caratteristiche sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49

I due documenti definiscono gli aspetti generali del servizio e i dettagli tecnici che deve rispettare. Queste regole servono a garantire la validità del servizio complessivo e l'interoperabilità tra i diversi gestori di posta certificata.

Il Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica (ulteriori approfondimenti sull'evoluzione, la normativa e le regole della PEC sono disponibili nella sezione dedicata del sito del CNIPA).

Se una PA o un soggetto privato ha l'esigenza di diventare in proprio gestore di posta elettronica certificata, InfoCert mette a disposizione prodotti, servizi e consulenza specifica.

La crescita della PEC
Negli ultimi anni alcune direttive governative hanno indicato la PEC come strumento di primaria importanza per le Pubbliche Amministrazioni.
In questo contesto rivestono particolare importanza le caselle istituzionali delle P.A., previste dalla normativa sul protocollo, e l'indice generale delle Pubbliche Amministrazioni italiane: un sito che consente di individuare le P.A. italiane utilizzando diversi criteri di ricerca e, per ciascuna P.A. fornisce informazioni tra cui la casella istituzionale (ove presente). L'indice della P.A. rappresenta il principale indirizzario di posta certificata presente in rete.

L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo anche in molti altri settori in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e si può usare anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio le fatture):

Invio di ordini, contratti, fatture
Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
Inoltro di circolari e direttive
Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o a "rete" (franchising, agenti, eccetera)
Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow.

Caratteristiche principali della posta certificata
Una trasmissione può essere considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono entrambe caselle di posta elettronica certificata, altrimenti il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste (per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna).

I gestori di posta certificata sono obbligati a registrare tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione per 30 mesi da fornire come prova da parte degli interessati. I gestori sono anche tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...) conterranno sempre l'ora esatta.

Accesso e identificazione
I servizi di posta certificata utilizzano esclusivamente protocolli sicuri (gestiti da tempo dai più diffusi strumenti di posta), per impedire qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi; rpec offre colloqui di tipo:

https, per webmail
smtps
smtp starttls
pop3s
imaps

Certificazione dell'invio
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo sia in formato xml.

Integrità del messaggio
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
Pergarantire l'integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.

Certificazione della consegna
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna, un messaggio email, firmato dal gestore che attesta:

la consegna
data e ora di consegna
contenuto consegnato.

Va sottolineato l'ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

I Vantaggi

risparmi soldi

si possono mandare tutte le comunicazioni che si desidera senza alcun costo di spedizione
non si devono acquistare buste, lettere, francobolli
non si devono mantenere armadi per conservare i documenti cartacei o le ricevute delle poste

risparmi tempo

si possono spedire documenti dal proprio PC senza alzarsi dalla propria postazione, come le normali email
le ricevute arrivano subito
non si perde tempo a inviare fax (anche molte volte) o fare code alle poste

rende più semplice il lavoro

si può usare da qualsiasi postazione collegata ad internet

sei più efficiente

si possono allegare al messaggio documenti di qualsiasi formato: progetti, archivi di dati, filmati, musica, …
si possono utilizzare immediatamente i documenti inviati o ricevuti, direttamente nel formato elettronico in cui sono stati creati

La Normativa

Di seguito sono riportati i principali riferimenti normativi sulla posta certificata

Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68
- E’ il principale riferimento normativo relativo per la PEC e le sue caratteristiche generali.
Decreto 2 novembre 2005 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
- Contiene le regole principali in merito al funzionamento della PEC e agli obblighi dei gestori
Allegato tecnico al decreto 2 novembre 2005
1. le nuove società sono tenute a dichiarare l'indirizzo PEC all'iscrizione nel registro delle imprese
2. i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, l'indirizzo PEC ai rispettivi ordini
3. le società già esistenti dovranno dichiarare entro tre anni l'indirizzo PEC al registro delle imprese
4. tutte le pubbliche amministrazioni dovranno dichiarare il proprio indirizzo PEC
- Definisce i dettagli tecnici particolareggiati sul funzionamento della PEC e sulle caratteristiche dei messaggi, delle ricevute e delle buste

Decreto Legislativo 185/2008 convertito con Legge 2/2009
L'articolo 16 del Decreto sancisce che :

Le caselle di posta certificata di tutti questi soggetti saranno consultabili gratuitamente da chiunque in forma telematica, presso albi e registri pubblici.

Codice dell'Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82)
- E’ il principale riferimento per la digitalizzazione degli uffici pubblici e privati
- Definisce molti aspetti della gestione elettronica dei documenti
- In alcune parti del Codice si fa riferimento alle trasmissioni telematiche, in particolare negli articoli 6, 45, 46, 47, 48, 54.
- Tra le altre cose si afferma che la Posta Elettronica Certificata è lo strumento da utilizzare per le comunicazioni elettroniche nel caso in cui servano le ricevute di invio e di consegna (come la raccomandata AR):
  - “La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.”

Ulteriori informazioni sulle specifiche e sulla normativa della Posta Elettronica Certificata sono disponibili nel sito del CNIPA - Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione

Altri link utili

Indice delle Pubbliche Amministrazioni
- E’ la rubrica ufficiale delle Pubbliche Amministrazioni digitalizzate. Si possono effettuare vari tipi di ricerche e si possono ottenere, tra l’altro, i siti internet e le caselle email / PEC delle amministrazioni.